Samenwerking NVM Service Office en Rocketsourcers
De arbeidsmarkt is de afgelopen jaren krapper geworden, wat het vinden van geschikte kandidaten voor veel organisaties een uitdaging heeft gemaakt. NVM Service Office, een scale-up, die ondersteuning op afstand biedt aan NVM-makelaars, ervoer deze knelpunten ook. De instroom van nieuwe kandidaten was te laag en de wervingskanalen die ze gebruikten, waren niet toereikend genoeg.
In september van vorig jaar kwamen Arjan (CEO), Silvana (HR adviseur) en onze accountmanager Viec samen om te bespreken hoe onze recruitment specialisten hen konden helpen bij het aantrekken van geschikt personeel.
Arjan, een van de oprichters, zag in een marktonderzoek dat er een grote behoefte was aan flexibele ondersteuning op afstand bij NVM-makelaars. Dit was de aanleiding voor de oprichting van NVM Service Office. Een strategische overname zorgde voor een vliegende start met 60 klanten en een ervaren team in één klap. Dit, gecombineerd met hun focus op kwaliteit, resulteerde in een sterke basis voor verdere groei. Op het moment beschikt NVM Service Office over drie hubs in Nederland: Waardenburg, Utrecht en Metropool Regio Amsterdam.
Arjan Terpstra
CEO NVM Service Office
“We hebben bewust geïnvesteerd in het samenstellen van een ervaren team voordat we nieuwe klanten aantrokken, wat ons in staat stelde om vanaf het begin een hoogwaardige dienstverlening te bieden. Hoewel de aanvankelijke vraag misschien niet zo groot was als verwacht, is de interesse in onze diensten sindsdien sterk gegroeid, wat heeft geresulteerd in een wachtlijst van klanten die graag van onze diensten gebruik willen maken. Hoewel een aanzienlijk deel van het land al is bediend, blijven er mogelijkheden open in het noorden of oosten van Nederland. De uitbreiding naar deze gebieden zal afhangen van de beschikbare capaciteit en de vraag in die regio's.”
Silvana, HR adviseur bij NVM Service Office, wijst op de aanzienlijke groei die de organisatie de afgelopen jaren heeft doorgemaakt. Als adviseur van de teamleiders bij de drie hubs van NVM Service Office, speelt Silvana een cruciale rol in de groei. Ze beoordeelt de kwaliteit van het wervings- en selectieproces, stelt arbeidsvoorwaardenvoorstellen op voor nieuwe medewerkers en springt indien nodig bij door HR-taken van de teamleiders over te nemen.
Silvana Branza
HR adviseur NVM Service Office
“In de beginjaren van NVM Service Office was de werving van nieuwe medewerkers succesvol. De instroom van sollicitanten was groot en er was voldoende keuze. Echter, na tweeënhalf jaar begon de instroom te dalen. Dit werd versterkt door de krapte op de arbeidsmarkt, waardoor het vinden van geschikte kandidaten steeds lastiger werd.”
Ondanks het inzetten van verschillende wervingskanalen, bleef het gewenste resultaat uit. Het aantal sollicitanten nam af, evenals de diversiteit en kwaliteit. Dit leidde tot een beperktere keuzevrijheid en het risico dat er voor een vacature slechts één geschikte kandidaat overbleef.
Eerdere samenwerking met bureaus was kostbaar en bood geen garantie op succes. Bovendien stopten sommige nieuwe werknemers na hun proeftijd, wat extra kosten met zich meebracht. Om de werving weer op gang te brengen, voerde NVM Service Office gesprekken met twee partijen: Rocketsourcers en een andere aanbieder. Na een zorgvuldige evaluatie koos NVM Service Office voor Rocketsourcers als strategisch partner in hun wervingsproces. De goede communicatie en het meedenken van Rocketsourcers over de specifieke behoeften van NVM Service Office waren doorslaggevend in deze keuze.
Silvana Branza
HR adviseur NVM Service Office
“Veel mensen denken bij "makelaar support" aan iemand met ervaring op een makelaarskantoor. Echter, bij NVM Service Office is dat niet per se het profiel dat we zoeken. De werkzaamheden zijn hier heel anders dan op een makelaarskantoor. Op een makelaarskantoor ben je vaak van begin tot eind betrokken bij een dossier. Bij ons is dat niet altijd het geval. De taken zijn hier meer ad hoc: je wordt gebeld voor een specifieke taak en sluit die dan weer af. Het gaat minder om continu volledig betrokken te zijn bij dossiers, vooral omdat je op één dag misschien wel door dertig kantoren wordt gebeld.
Wat we wél zoeken zijn mensen die zeer dienstverlenend zijn, het leuk vinden om aan de telefoon te zitten, snel kunnen schakelen tussen verschillende systemen en een flexibele houding hebben.
NVM Service Office is een scale-up, wat betekent dat het nogal dynamisch is. Het begint zich weliswaar te stabiliseren, maar alles is nog niet vastgelegd. Je moet dus wat flexibiliteit kunnen tonen. Tegelijkertijd waarderen we ook een beetje "goede gekkigheid". Sommige dagen kunnen behoorlijk hectisch zijn, dus daar moet je ook tegen kunnen.”
Eliane Bouwman
Recruitment specialist Rocketsourcers
“In het begin van ons wervingsproces voor NVM Service Office brachten mijn collega Duy en ik een bezoek aan de vestiging in Hoofddorp. Wij kregen een rondleiding en de kans om mee te kijken en te luisteren naar de teamleden. We stelden vragen over de werkzaamheden en het gewenste profiel van een potentiële collega. Dit gaf ons inzicht in de dagelijkse taken en de bedrijfscultuur. Naast de intake, het bestuderen van de vacaturetekst en het bezoek aan de locatie kregen we zo een goed beeld van wat voor kandidaten ze precies nodig hebben. Vanaf dat moment konden we echt op zoek gaan naar de perfecte match.”
Silvana Branza
HR adviseur NVM Service Office
“In de beginfase van onze samenwerking duurde het enkele weken voordat we echt op gang kwamen. Gedurende de eerste maand merkten we een beperkt aantal kandidaten op dat werd aangedragen door het recruitmentteam, wat aanleiding gaf tot een evaluatiemoment. Na deze opstartfase begon de stroom van kandidaten.”
Wekelijks worden er door Rocketsourcers updates met cijfers verstuurd over het wervingsproces. Deze transparante blik op de voortgang gaf hen een duidelijk beeld van de wervingsresultaten. Eventuele zorgen of opmerkingen van teamleiders konden direct worden besproken en opgelost dankzij de korte communicatielijnen.
Eliane Bouwman
Recruitment specialist Rocketsourcers
“Als Recruitment specialist begrijp ik de uitdaging van een “langzame” opstartfase. Je wilt immers zo snel mogelijk kandidaten aandragen. Toch ligt onze kracht bij het nauwkeurig zoeken naar de beste kandidaat en het screenen ervan, om er zeker van te zijn dat ze perfect passen bij de wensen van NVM Service Office. We hechten veel waarde aan het persoonlijke aspect en investeren tijd in het gesprek met de kandidaat, waarbij we duidelijk uitleggen wat de functie inhoudt en proberen te achterhalen of ze écht enthousiast zijn. Ons doel is om kandidaten aan te trekken die zich op lange termijn aan de organisatie willen binden.
Zodra we een kandidaat vinden die perfect past bij de wensen van NVM Service Office, stellen we hem of haar voor aan de juiste teamleider. We fungeren als aanspreekpunt voor beide partijen en zorgen ervoor dat alles soepel verloopt gedurende het hele proces. We bieden onze kandidaten begeleiding en ondersteuning op maat, bespreken de functie-inhoud, geven tips voor de sollicitatiegesprekken en beantwoorden alle vragen. We houden de communicatielijnen kort en krachtig, zodat we snel kunnen schakelen indien nodig en houden alle betrokkenen op de hoogte kunnen van de voortgang.”
Voor Silvana was tijd een cruciale factor in het wervingsproces. Ze was daarom onder de indruk van de data-gedreven aanpak van Rocketsourcers, met behulp van PowerBI. Aanvankelijk twijfelde ze over het gebruik van LinkedIn als voornaamste wervingskanaal. Ze zocht immers kandidaten met een sterke dienstverlenende achtergrond, zoals in de hospitality sector, en was niet zeker of LinkedIn de juiste doelgroep zou bereiken. Tot haar opluchting bleek het wervingsproces tot nu toe echter succesvol te verlopen.
Arjan kijkt tevreden terug op hoe de samenwerking tot nu toe is verlopen. Hij benadrukt dat openheid, eerlijkheid en directheid de kern vormen, zonder ingewikkeld jargon van HR. Als er aanvankelijk uitdagingen waren, werden deze onmiddellijk aangepakt en besproken. Hij vindt deze aanpak erg prettig omdat er geen tijd wordt verspild aan onnodige omwegen; er wordt direct gekeken naar wat er moet gebeuren en hoe dit kan worden bereikt. Hoewel Arjan erkent dat de samenwerking aanvankelijk vooral een investering was, begint deze nu ook vruchten af te werpen.
Arjan benadrukt het belang van de samenwerking met Rocketsourcers, vooral nu de arbeidsmarkt de afgelopen jaren aanzienlijk is gekrompen. Hij is van mening dat Rocketsourcers de beste recruitment specialisten voor hen zijn en hoopt op een langdurige voortzetting van deze samenwerking.